يهدف هذا المشروع (مشروع انشاء جهة خيرية تعنى بالخدمات المساندة للجهات الخيرية، وسيشار إليه لاحقاً بــ [المشروع] ) إلى توفير خدمات مساندة للجهات الخيرية بشكل مشترك، مما يرتقي بمستوى الخدمة المقدم للجهات الخيرية، ويقلل التكاليف التي تدفع بشكل منفصل من كل جهة. هدف هذا المشروع، هو انشاء الجهة الخيرية بالوصف أدناه، مع خطة تشغيلية لمدة 3 سنوات.

من يستطيع تنفيذ هذا المشروع؟

يمكن للمهتمين في العمل الخيري، والذين لديهم خبرات سابقة في صيانة المباني والخدمات التشغيلية، التواصل مع المؤسسات الوقفية، والجهات الخيرية المانحة، لإنشاء هذا المشروع وتنفيذه.

يمكن أيضاً للمهتمين من الجهات الخيرية القائمة، توسعة أنشطتهم الحالية لتشمل هذا المشروع، سواء عبر التنسيق والمشاركة مع جهات خيرية أخرى، أو عبر تفريغ مسؤولين من داخل الجهة للعمل في إنشاء قسم مختص بهذه الخدمات.

اذهب للقسم (جهات خيرية ذات علاقة)

المختصر التنفيذي

الفكرة

الأهداف الرئيسة للمشروع

يهدف المشروع إلى التالي:

تقليل العوائق على الجهات الخيرية القائمة، واتاحة الفرصة للتركيز على الأنشطة الأساسية

تقليل عوائق الدخول للجهات الخيرية الجديدة، مما يسهل انشاء جهات خيرية صغيرة بشكل سريع

زيادة الكفاءة ومستوى الخدمات، عبر استقطاب كفاءات فنية من موظفين وشركات للقيام بأعمال الصيانة

تقليل التكلفة المالية على الجهات الخيرية في جوانب الصيانة والنقل والشحن

تحسين بيئة العمل لدى الجهات الخيرية

(أضف فوائد أخرى، وتأكد من ربطها مع الآليات في الأقسام التالية)

وصف المشروع

يقدم المشروع الخدمات التالية:

خدمات صيانة المباني وأنظمة الاتصالات

يوفر المشروع، للجهات الخيرية المختلفة، خدمة صيانة المباني، سواء بشكل مباشر (عبر توفير فنيين في الكهرباء والسباكة والتكييف، والشبكات الداخلية، والاتصالات وغيرها) أو بشكل غير مباشر (عبر شركات صيانة متخصصة، يتم التعاقد معها عبر المشروع لتخفيض التكلفة).

تقدم خدمات صيانة المباني وأنظمة الاتصالات بناء على طلب الجهة الخيرية المستفيدة في حال وجود احتياج، كما يقوم المشروع بزيارات صيانة تفقدية على مدار السنة.

خدمات التعقيب لدى الجهات الحكومية

عبر التنسيق مع عدد من المعقبين من ذوي الخبرة، يقدم المشروع خدمات التعقيب للجهات المختلفة لتحقيق سرعة في انجاز الأعمال وتقليل التكاليف على الجهات الخيرية

خدمات النقل والشحن (عبر شركات الشحن)

بعد التنسيق مع شركات النقل المختلفة (مثل DHL و Aramex والعلامات الشهيرة، وكذلك شركات النقل الصغيرة) يوفر المشروع أسعار مخفضة لخدمات النقل للجهات الخيرية المختلفة، سواء للملفات والوثائق المهمة، المعدات والأجهزة والأثاث، وملحقات المعارض المختلفة وغيرها.

خدمات المطابع والإشراف على الطباعة

وبالتنسيق أيضَا مع عدة مطابع (لتوفير أسعار مناسبة حسب الجودة والسرعة المطلوبة)، يمكن تقديم خدمات للجهات الخيرية. يقدم المشروع أيضاً خدمة الإشراف على الطباعة، وذلك لتحسين المخرجات عبر مشرفين محترفين وذو دراية بالخدمات الطباعية

حالة السوق:

في الوقت الحاضر، لا يوجد (في الظاهر على الأقل) أية خدمات لوجستية مشتركة بين الجهات الخيرية. حيث تقوم كل جهة خيرية بالعمل (سواء عبر موظفين، أو عبر شركات وأشخاص خارجيين) لتحقيق الخدمات المذكورة أعلاه. ويمثل هذا عبئاً إدارياً وماليًا على الجهة، ويقلل من الخبرات المتراكمة.

حالة الجهات الخيرية الصغيرة

تمثل الجهات الخيرية الصغيرة (فرع واحد، عدد موظفين أقل من 30) الأكثر احتياجًا لمثل هذه الخدمات، نظراً لعدم وجود الموارد البشرية اللازمة، وعدم وجود الحاجة الدائمة لمتفرغين أو شبه متفرغين.. بالإضافة إلى ضعف الموارد المالية التي تمكن الجهة من الحصول على خدمة احترافية مناسبة.

حالة الجهات الخيرية متوسطة الحجم

يتوفر لدى بعض الجهات الخيرية متوسطة الحجم موظف مختص بالتنسيق للخدمات المساندة، وبالذات صيانة المباني وأنظمة الاتصالات، وربما تم التنسيق مع معقبين حسب الطلب. وتوزيع الخدمات الأخرى (متابعة الطباعة، وخدمات النقل) على القسم ذو العلاقة.. وإن الجهات الخيرية الصغيرة هي الأكثر احتياجاً، فإن الجهات الخيرية المتوسطة الحجم يتوقع أن تكون الأكثر استفادة، حيث أن الفرق في التكلفة عالِ، والتفرغ الذي سيوفره وجود جهات أخرى مسؤولة عن التفاصيل، يجعل الجهة أكثر تركيزًا على أعمالها الرئيسة.

حالة الجهات الخيرية الكبرى

قد تكون الجهات الخيرية الكبرى الأقل احتياجاً لهذه الخدمة، نظراً لوجود أقسام متفرغة أو شبه متفرغة لديها للقيام بهذه الأعمال، ونظراً لتوقيعها -في بعض الأحيان- عقود صيانة للمباني والتكييف وأجهزة الهاتف والاتصالات . لكن حتى هذه الجهات الكبرى، ستحصل على تخفيض في التكاليف الخاصة بالنقل، الإضافة إلى خدمات مساندة لفروعها البعيدة عن المركز الرئيس.

نسبة التغطية المتوقعة:

(تحتاج إلى مشاركتك) (تحدث هنا عن نسب التغطية المتوقعة لكل نوع من أنواع الجهات الخيرية)

الوصف التفصيلي للمشروع

نتيجة هذا المشروع، هو جهة خيرية مسجلة لدى الجهات المعنية، تستهدف خدماتها الجهات الخيرية الأخرى حول المملكة. لها مكتب رئيس، وتنسق أعمالها بأساليب تقنية.

مراحل العمل:

بإمكان القائمين على المشروع، تنفيذ المشروع في مرحلة واحدة، أو في مراحل متعددة. وسنذكر المراحل المتعددة كـ خيار يمكن تنفيذه:

المرحلة الأولى

الخدمات المقدمة في المرحلة الأولى:

صيانة المباني، والاتصالات (عند الطلب)

خدمات التعقيب

تقدم الخدمة في المرحلة الأولى عبر التنسيق المسبق مع عدد من الفنيين الكهربائيين وفنيي السباكة والتكييف وصيانة المباني والاتصالات، وكذلك معقبين، ممن لديهم خبرة سابقة متميزة، والاتفاق على أسعار منافسة جداً لهذه الخدمات.

تتحمل الجهات الخيرية المشاركة، هذه التكاليف، على أن يتم الإشراف على تنفيذ الأعمال عبر المشروع..

في هذه المرحلة، قد لا يكون للجهة الخيرية مكتب مستقل لها، أو معداتها وأدواتها الخاصة، وتكتفي بخدمات التنسيق والإشراف.

تنتهي هذه المرحلة خلال الفترة المقدر لها (ستة أشهر إلى سنة)، وبعد استقطاب مشاركة ما لايقل عن 30 جهة خيرية مستفيدة

المرحلة الثانية

في هذه المرحلة، يتم استقطاب الكفاءات في أعمال صيانة المباني والاتصالات، ليكونوا جزءا من فريق عمل الجهة للقيام بهذه الخدمات. كما يتم اضافة خدمات الصيانة الدورية والمتابعة في هذا المرحلة، و اضافة خدمة المطابع والإشراف على الطباعة. من المهم في هذه المرحلة، استقطاب الكفاءات الإشرافية السعودية للقيام بأعمال المتابعة والتنسيق.

تنتهي هذه المرحلة خلال فترة لا تزيد عن سنة، وبعد مشاركة ما لا يقل عن 80 جهة خيرية مستفيدة.

المرحلة الثالثة

هذه المرحلة تركز على مرحلة التوسع في عدد الجهات الخيرية المستفيدة، وزيادة رقعة التغطية الجغرافية، وفيها يتم توقيع مذكرات التفاهم مع شركات النقل والشحن، لتحقيق أسعار تنافسية عالية لخدمة الجهات المستفيدة.

في هذه المرحلة أيضاً يمكن دراسة التشغيل الذاتي، عبر توفير شاحنات نقل مخصصة للمشروع، بعد تقييم الاحتياج الفعلي لدى الجهات الخيرية.

نطاق العمل

يقدم المشروع الخدمات التي ذكرت قسم (وصف المشروع) أعلاه، للجهات الخيرية المسجلة لدى الجهات المعنية، سواء للأعمال الخيرية الدعوية، الطبية، الاجتماعية، أو غيرها،

(هذه الفقرة تحتاج إلى تفصيل أكثر) (تحتاج إلى مشاركتك)

آلية التسجيل والاشتراك

يقدم المشروع للجهات الخيرية الراغبة، نماذج إلكترونية ومطبوعة (متطابقة) تتيح للجهات الخيرية الراغبة في الاستفادة من هذه الخدمة التسجيل لدى المشروع عبر الموقع، أو عبر الفاكس، أو عبر المكاتب مباشرة. تحوي هذه النماذج على اسم الجهة ورقم الترخيص وجهة الترخيص، وما شابهها، بالإضافة عن معلومات عن الفروع والمباني والخدمات المتوفرة في هذه المباني (عدد دورات المياه، عدد ونوع أجهزة التكييف، عدد ونوع أجهزة الاتصالات، وغيرها)، وتقييم لاحتياجات الطباعة والشحن (باستخدام أرقام تقريبية)، بالإضافة إلى معلومات التواصل الكاملة، وأهم الشخصيات ذات العلاقة في هذه الجهة

بعد التحقق من معلومات الجهة:

يقوم الفني المختص بتقييم المباني، بزيارة المبنى للقيام بعمليات المراجعة والتقييم، وملء التقرير الفني عن الجهة. يتم التركيز هنا على التحقق من المعلومات المدخلة في نماذج التسجيل، وكتابة الملحوظات المتعلقة بمستوى جودة الأعمال والتركيبات، ومشكلات الصيانة المتوقعة، وملء خطة الصيانة الخاصة بالجهة. من الممكن أيضاً التصوير (لتشققات المباني وتسربات المياه مثلاً) وتضمينه في ملف الجهة

يتم توقيع عقد الخدمات مع الجهة (انظر قسم الشكل المالي، وقسم الملحقات)

آلية تقديم الخدمات

عبر مكاتب الجهة

حيث يمكن التعرف على نشاط المشروع وخدماته عبر زاوية تعريفية (معرض مصغر)، وقاعة اجتماعات تتيح تنسيق الاجتماعات مع الجهات الخيرية الزائرة، وتقديم خدمات الاشتراكات والتسجيل. يمكن أيضاً تسجيل طلبات الصيانة عبر المكاتب، رغم أنه من الأسهل للجهات تسجيل طلباتها عبر الهاتف الموحد والانترنت

عبر الهاتف الموحد

عبر توفير هاتف موحد، ومركز استقبال الاتصالات، يمكن للجهات الخيرية التواصل مع المشروع وتقديم طلبات الصيانة، أو الخدمات الأخرى المقدمة. يتم اضافة الطلب في النظام وتقديم رقم المتابعة الخاص به. كما يمكن الاستفسار عن طلب صيانة برقم المتابعة.

وعبر الهاتف الموحد، يمكن الحصول على معلومات شركات الشحن الأفضل والأرخص والتي تم توقيع الخدمات معها، والمطابع التي تقدم خصماً خاصاً، وطلب خدمات التعقيب.

عبر الانترنت

جميع الخدمات التي يتم تقديمها عبر الهاتف الموحد، يمكن تقديمها عبر موقع المشروع على شبكة الانترنت، بالإضافة لخدمات التسجيل والاشتراك.

الأنظمة التقنية

لتحقيق مستوى جودة عال في متابعة الجهات الخيرية المسجلة، ومتابعة طلبات الصيانة الخاصة بهم، يجب توفر أنظمة تقنية لإدارة الصيانة والخدمات بشكل عال، وتسجيل الفنيين والمعقبين والمشرفين كموارد في النظام حتى يتم توزيعها على الطلبات بكفاءة عالية.

النظام الرئيس المقترح هو نظام متابعة علاقات العملاء CRM مع خاصية تقديم الخدمات Service Monitoring and Ticketing والتي تتيح اضافة طلبات الصيانة والمتابعة، وربطها بالموارد البشرية والمادية المتوفرة. يفضل اختيار نظام يمكن للعملاء (الجهات الخيرية المستفيدة) مباشرة الدخول عليه وتقديم طلبات الصيانة ومتابعتها

من أشهر المنتجات المتوفرة حالياً تحت هذا التصنيف:

Microsoft CRM : يغطي كافة الاحتياجات، مناسب جداً، لكن قد يكون عالي التكلفة.

(هل لديك أفكار اضافية أو تفصيل لهذا القسم؟) (ِشارك)

الخصوصية

يجب التنبه وبشكل كامل إلى أن جميع المعلومات الخاصة بهذه الجهة تعتبر ذات خصوصية عالية (حتى وإن كانت في طبيعتها معلومات غير سرية)، ومن المهم أن تشكل لجنة مختصة بمراجعة صلاحيات الوصول إلى البيانات والتدقيق في تطبيق الآليات المهمة في هذا الجانب.

الشكل الإداري والموارد البشرية

هذا القسم يبين الشكل الإداري المقترح، والموارد البشرية اللازمة، كما ستكون في المرحلة الثالثة (وقد تختلف عنها في المراحل السابقة لها، وأثناء التأسيس)

الشكل القانوني

يمكن للمشروع أن يكون في أحد الأشكال القانونية التالية:

-جهة خيرية مسجلة لدى وزارة الشؤون الاجتماعية

– مؤسسة تجارية غير ربحية

– مؤسسة غير ربحية مملوكة لأحد الجهات الخيرية المانحة

– وقف مسجل رسمياً

ولكل من الأشكال القانونية أعلاه مزاياه وعيوبه، وعلى القائمين على تنفيذ المشروع اختيار الأنسب حسب الظروف المتاحة

الشكل الإداري

يرتكز الشكل الإداري على آلية منتظمة، تسهل التوسع بناء على احتياج المشروع وعدد الجهات الخيرية المستفيدة المسجلة لديه.

التعريفات:

  • مجلس الإدارة: من الأفضل أن يكون مجلس الإدارة يحوي شخصيات تمثل جهات مانحة (مؤسسات مانحة ووقفية) وقطاعات مختلفة من العمل الخيري
  • مدير الجهة (مدير المشروع) : وهو مديرها التنفيذي، متفرغ للعمل في هذا المشروع فقط
  • المستشارون: سواء كانوا متفرغين أو غير متفرغين، يمثل المستشارون الخبرات في مجالات النقل والصيانة والتشغيل، وكذلك الجوانب القانونية للمشروع وخيارات الإدارة المالية وتقنية المعلومات. يقدم المستشارون خبراتهم للمدير، وللأقسام أيضاً
  • مسؤول خدمات العملاء: (متفرغ) يدير فريق خدمات العملاء، وهم المسؤولون عن تسجيل العملاء، ومتابعتهم، والتواصل معهم واستقبال مكالماتهم، ومتابعة الطلبات مع الأقسام الأخرى
  • مسؤول صيانة المباني: (متفرغ) يدير فريق الصيانة، ويشمل مشرفي العمال لخدمات الكهرباء والسباكة والتكييف (سواء كانوا جزءا من الفريق أو متعاقدين عند الطلب) ويدير عمليات التنفيذ
  • مسؤول التنسيق والخدمات: (متفرغ) يؤسس ويتابع مع شركات النقل والشحن ومالكي سيارات (دينا) الخاصة بالنقل، ويفاوض للحصول على أسعار تنافسية، كما يقوم بالتنسيق مع المطابع والحصول على أسعار وجودة منافسة. وعند الحاجة، يمكن اضافة مساعد أو فريق للعمل معه.
  • المالية والإدارية: (متفرغ أو دوام جزئي ثابت) يقوم المسؤول بكافة أعمال الشؤون المالية والإدارية في المشروع
  • تقنية المعلومات: (متفرغ) يدير موقع الجهة وأنظمتها الإلكترونية، والتي تمثل حجر زاوية في جودة وسرعة الخدمة

 

قائمة بطاقم العمل المتوقع:

النموذج المالي وإدارة تكاليف الخدمات

(هذا القسم يحتاج إلى أفكارك) (شارك)

لكي يستطيع المشروع تغطية تكاليفه (المفصلة في قسم المصروفات) يتوجب ايجاد آلية مناسبة للإيرادات، تغطيها الجهات الخيرية المستفيدة، والجهات الخيرية المانحة.

آلية تنمية الموارد

يمكن للمشروع تنفيذ الأفكار التالية لتنمية الموارد:

تدفع الجهات الخيرية المستفيدة جزءًا من تكاليف الصيانة، بناء على محددات معينة (في خدمات الصيانة) وكامل المبلغ (المخفض) في خدمات النقل والشحن والطباعة

تغطي الجهات الخيرية المانحة جزءًا من التكاليف أيضاً

التشغيل التجاري غير الربحي لخدمة قطاعات تجارية، بما لا يتجاوز نسبة معينة من التشغيل، تتيح تحقيق عوائد مادية تساهم في تنمية الموارد

المصروفات

(هل لديك أفكار هنا ؟ شارك في التعليقات)

الإيرادات

(هل لديك أفكار هنا ؟ شارك في التعليقات)

أفكار لتقليل التكاليف

الحصول على خصومات خاصة من الشركات:

  • عبر تعريف الشركات بطبيعة المشروع الخيرية، يمكن اقناع بعض الشركات بالحصول على خصومات خاصة، تحتسب كـ جزء من المسؤولية المجتمعية لديهم. وهذا يشمل شركات التكييف، وأجهزة الاتصالات، والشحن، والنقل، والمطابع
  • الحصول على خصومات خاصة على الأنظمة التقنية
  • عبر تعريف المشروع بأنه مشروع خيري، يمكن الحصول على خصومات خاصة للجهات غير الربحية تقدمها شركات تقنية المعلومات. يمكن الاتصال بمشروع الخير الشامل للاستزادة.

الخطة التشغيلية

(هل لديك أفكار هنا ؟ شارك في التعليقات)

(نقاط يمكن ذكرها:  الاجراءات الإدارية، آلية التوظيف، الفروع، ساعات العمل، ..)

إدارة المخاطر

كأية مشروع، توجد بعض المخاطر المتوقعة، والتي يمكن تصورها والقيام بالإجراءات الاحترازية الممكنة لمواجهتها.

مخاطر تشغيلية

من أهم المخاطر التشغيلية، وجود نقص في الكفاءات لدى الجهة، سواء بسبب ضعف الاستقطاب، أو تنوع الاحتياج وتخصصه لدى الجهات الخيرية المستفيدة. وسبب هذا الخطر، أن الجهة الخيرية المستفيدة ستضطر إلى العودة إلى الآليات التقليدية، مما يقلل من أهداف المشروع. لتجاوز هذا الخطر، يتوجب على الفريق الذي يقوم بإنشاء هذا المشروع دراسة الاحتمالات المختلفة، بما فيها التعاون مع فنيين من جميع الشركات الشهيرة، لطلبهم عند الحاجة.

ومن المخاطر أيضاً، عدم قدرة المشروع على تنفيذ الصيانة في وقت قصير يتوافق مع احتياج الجهات الخيرية، مما يضطر الجهات الخيرية إلى التخلي عن المشاركة في المشروع، والعودة إلى الآليات التقليدية الحالية. لتجاوز هذا الخطر، يجب مراجعة عقد الخدمات وعقد مستوى الخدمة (SLA) بما يصنع تصوراً واضحاً لدى المشروع والجهات الخيرية لمستوى الخدمة المقبولة المتوقعة، ومجال التغطية بناء على نوع الخدمة. 

مخاطر قانونية

(هل لديك أفكار هنا ؟ شارك في التعليقات)

مخاطر مالية

(هل لديك أفكار هنا ؟ شارك في التعليقات)

الملحقات

عقد الخدمات، وعقد مستوى الخدمة SLA:

(هل لديك أفكار هنا ؟ شارك في التعليقات)

(ضع نموذجاً متوقعاً لعقد الخدمة، شاملاً عقد مستوى الخدمة SLA)

‎تعليقات الموقع

  1. Saad
    رد

    الكثير مستعدون للمشاركة والدعم اللوجستي
    ومن سيبدأ هذا العمل سيكسب أجر الكثيرين

  2. خالد
    رد

    ويمكن أن يكون هذا المشروع حلقة في بعض فروعه حلقة وصل بين المتطوعين والجهات الخيرية التي تحتاج مساعدتهم…كالمصورين والمصممين والمحررين على سبيل المثال

  3. محمد المشيطي
    رد

    مشروع رائع وعملاق، ليت هميماً يتبناه ليسند الجهات الخيرية ويختصر عليها الكثير من الجهد والمال

  4. hatem ali abd almalk ali
    رد

    اريد اكون جمعيه خيريه بالمطاوعه ديروط اسيوط مصر

  5. hatem ali abd almalk ali
    رد

    دنروط بها فقراء كثيرون فاريد ان اساعدهم على قضاء حوائهم