يهدف هذا المشروع (مشروع انشاء جهة خيرية تعنى بخدمات المساجد، ويشار إليه لاحقاً بــ [المشروع] ) إلى توفير خدمات مساندة لصيانة المساجد. يتم عبرها التعاون للرقي بحالة المساجد والجوامع.

من يستطيع تنفيذ هذا المشروع؟

يمكن للمهتمين في العمل الخيري، والذين لديهم خبرات سابقة في صيانة المباني والخدمات التشغيلية، البدء في التواصل مع الجهات الخيرية المانحة، والجهات الخيرية ذات العلاقة لإنشاء هذا المشروع.

كما يمكن أيضاً التركيز على رجال الأعمال، الذين يرغبون في بناء مساجد جديدة، واقناعهم بأهمية المشروع، حيث أنه يفعل المساجد القائمة ويزيد من جاهزيتها ويرتقي بها.

الأهداف الرئيسة للمشروع

يهدف المشروع إلى التالي:

  • تقديم خدمات الصيانة للمساجد بما فيها الاضاءة والتكييف والصوتيات ودورات المياه، وأعمال النظافة، وكذلك التوسعة وبناء المظلات.
  • توحيد الجهود وتقليل التكلفة عبر تقديم الخدمات بالجملة
  • صيانة المساجد التي قام أصحابها ببنائها، ثم لم يتواصلوا في خدمتها لأي سبب

وصف المشروع

يقدم المشروع الخدمات التالية:

خدمات نظافة المساجد

يوفر المشروع، للمساجد والجوامع، خدمة تنظيف السجاد، والستائر بشكل دوري، كما يوفر أدوات للكنس وغيره.

خدمات صيانة دورات المياه

يوفر المشروع للمساجد والجوامع خدمة صيانة دورات المياه، وإجراء أعمال السباكة المختلفة، كما يوفر المواد الاستهلاكية مثل المناديل والصابون بشكل دوري. يقدم المشروع أيضاً خدمة طلاء الأبواب وفرش أرضيات أماكن الوضوء باللبادات المناسبة، واستبدال سخانات المياه، وصنابير الوضوء.

خدمات الصوتيات

يوفر المشروع خدمة تحسين أنظمة الصوتيات في المسجد، عبر مختصين، لضبط إعدادات الصوت بشكل مناسب، وتوزيع مكبرات الصوت في أماكنها الصحيحة، واستبدال الأجهزة المتعطلة

خدمات فرش المساجد

عبر التنسيق مع فاعلي الخير وشركات المفروشات، يوفر المشروع خدمة استبدال سجاد المساجد بأخرى حديثة

خدمات المكتبات الصغيرة

يوفر المشروع، عددا من الكتيبات والكتب الموثوقة، مثل تفسير القرآن الكريم باللغات، والمجموعات العلمية المختصرة، للمساجد والجوامع.

خدمات صيانة التكييف والاضاءة والكهرباء

يوفر المشروع فنيين مختصين في مجالات التكييف والإضاءة والكهرباء، للقيام بأعمال الصيانة الدورية والإصلاحات.

حالة السوق:

يحرص كثير من فاعلي الخير على بناء المساجد والجوامع، وهذا عمل عظيم ورائع. لكن لأسباب مختلفة، يقل الاهتمام ببعض هذه المساجد بعد فترة من الزمن، وتهمل خدماتها مما يقلل من أثرها. كما أن هناك بعضاً من المساجد الصغيرة التي بنيت بجهود بسيطة، لاتزال في احتياج دائم لبعض الخدمات.

دور وزارة الشؤون الإسلامية

تقدم وزارة الشؤون الإسلامية عدداً من الخدمات للمساجد، لكن جزءاً آخر من خدمات المسجد تتم عبر فاعلي خير، وعبر رعاة المسجد (رجال الأعمال الذين بنوه، وأبناء الحي، بالتعاون مع إمام المسجد)

(هل لديك معلومات تفصيلية يمكن أن تثري هذا الجزء؟، شاركها في التعليقات)

الوصف التفصيلي للمشروع

نتيجة هذا المشروع، هو جهة خيرية مسجلة لدى الجهات المعنية، تستهدف خدماتها الجوامع والمساجد حول المملكة ( أو في منطقة معينة).

نطاق العمل

يقدم المشروع الخدمات التي ذكرت قسم (وصف المشروع) أعلاه، لجميع المساجد والجوامع، سواء المبنية عبر وزارة الشؤون الإسلامية، أو عبر فاعلي خير.

آلية التسجيل والاشتراك

يقدم المشروع للمساجد والجوامع، نماذج إلكترونية ومطبوعة (متطابقة) تتيح للأئمة والمشرفين على المساجد، الراغبين في الاستفادة من هذه الخدمة التسجيل لدى المشروع عبر الموقع، أو عبر الفاكس، أو عبر المكاتب مباشرة. تحوي هذه النماذج على اسم الجامع أو المسجد وعنوانه، ومعلومات الاتصال، وحجم المسجد وتفاصيل خدماته و وما شابهها، بالإضافة عن معلومات عن الخدمات المتوفرة في هذه المساجد (عدد دورات المياه، عدد ونوع أجهزة التكييف، عدد ونوع مكبرات الصوت، وغيرها)، بالإضافة إلى معلومات التواصل الكاملة.

بعد التحقق من معلومات الجامع والمسجد:

  • يقوم الفني المختص بتقييم الاحتياج، بزيارة المسجد أو الجامع للقيام بعمليات المراجعة والتقييم، وملء التقرير الفني عن المسجد أو الجامع. يتم التركيز هنا على التحقق من المعلومات المدخلة في نماذج التسجيل، وكتابة الملحوظات المتعلقة بمستوى جودة الأعمال والتركيبات، ومشكلات الصيانة المتوقعة، وملء خطة الصيانة. من الممكن أيضاً التصوير (لتشققات المباني وتسربات المياه مثلاً) وتضمينه في الملف.

آلية تقديم الخدمات

عبر الهاتف

عبر توفير هاتف موحد، ومركز استقبال الاتصالات، يمكن لأئمة المساجد ومشرفيها التواصل مع المشروع وتقديم طلبات الصيانة، أو الخدمات الأخرى المقدمة. يتم اضافة الطلب في النظام وتقديم رقم المتابعة الخاص به. كما يمكن الاستفسار عن طلب صيانة برقم المتابعة.

عبر الانترنت

جميع الخدمات التي يتم تقديمها عبر الهاتف الموحد، يمكن تقديمها عبر موقع المشروع على شبكة الانترنت، بالإضافة لخدمات التسجيل والاشتراك.

الأنظمة التقنية 

لتحقيق مستوى جودة عال في متابعة الجهات الخيرية المسجلة، ومتابعة طلبات الصيانة الخاصة بهم، يجب توفر أنظمة تقنية لإدارة الصيانة والخدمات بشكل عال، وتسجيل الفنيين والمعقبين والمشرفين كموارد في النظام حتى يتم توزيعها على الطلبات بكفاءة عالية.

النظام الرئيس المقترح هو نظام متابعة علاقات العملاء CRM مع خاصية تقديم الخدمات Service Monitoring and Ticketing  والتي تتيح اضافة طلبات الصيانة والمتابعة، وربطها بالموارد البشرية والمادية المتوفرة. يفضل اختيار نظام يمكن للعملاء (الجهات الخيرية المستفيدة) مباشرة الدخول عليه وتقديم طلبات الصيانة ومتابعتها

(هل لديك أفكار اضافية أو تفصيل لهذا القسم؟) (ِشارك في التعليقات)

الشكل القانوني

يمكن للمشروع أن يكون في أحد الأشكال القانونية التالية:

-جهة خيرية مسجلة لدى وزارة الشؤون الإسلامية

– مؤسسة تجارية غير ربحية

– مؤسسة غير ربحية مملوكة لأحد الجهات الخيرية المانحة

– وقف مسجل رسمياً

ولكل من الأشكال القانونية أعلاه مزاياه وعيوبه، وعلى القائمين على تنفيذ المشروع اختيار الأنسب حسب الظروف المتاحة

الشكل الإداري

يرتكز الشكل الإداري على آلية منتظمة، تسهل التوسع بناء على احتياج المشروع وعدد الجهات الخيرية المستفيدة المسجلة لديه.

التعريفات:

مجلس الإدارة: من الأفضل أن يكون مجلس الإدارة يحوي شخصيات تمثل جهات مانحة (مؤسسات مانحة ووقفية) وقطاعات مختلفة من العمل الخيري

مدير الجهة (مدير المشروع) : وهو مديرها التنفيذي، متفرغ للعمل في هذا المشروع فقط

المستشارون: سواء كانوا متفرغين أو غير متفرغين، يمثل المستشارون الخبرات في مجالات النقل والصيانة والتشغيل، وكذلك الجوانب القانونية للمشروع وخيارات الإدارة المالية وتقنية المعلومات. يقدم المستشارون خبراتهم للمدير، وللأقسام أيضاً

مسؤول خدمات العملاء: (متفرغ) يدير فريق خدمات العملاء، وهم المسؤولون عن تسجيل العملاء، ومتابعتهم، والتواصل معهم واستقبال مكالماتهم، ومتابعة الطلبات مع الأقسام الأخرى

مسؤول صيانة المباني: (متفرغ) يدير فريق الصيانة، ويشمل مشرفي العمال لخدمات الكهرباء والسباكة والتكييف (سواء كانوا جزءا من الفريق أو متعاقدين عند الطلب) ويدير عمليات التنفيذ

مسؤول التنسيق والخدمات: (متفرغ) يؤسس ويتابع مع شركات الفرش ومعدات الصوتيات، ويفاوض للحصول على أسعار تنافسية، وعند الحاجة، يمكن اضافة مساعد أو فريق للعمل معه.

المالية والإدارية: (متفرغ أو دوام جزئي ثابت) يقوم المسؤول بكافة أعمال الشؤون المالية والإدارية في المشروع

تقنية المعلومات: (متفرغ) يدير موقع الجهة وأنظمتها الإلكترونية، والتي تمثل حجر زاوية في جودة وسرعة الخدمة

قائمة بطاقم العمل المتوقع:

النموذج المالي وإدارة تكاليف الخدمات

المصروفات

(هل لديك تقييم دقيق؟ شارك في التعليقات)

الإيرادات

(هل لديك تقييم دقيق؟ شارك في التعليقات)

أفكار لتقليل التكاليف

  • الحصول على خصومات خاصة من الشركات:
    • عبر تعريف الشركات بطبيعة المشروع الخيرية، يمكن اقناع بعض الشركات بالحصول على خصومات خاصة، تحتسب كـ جزء من المسؤولية المجتمعية لديهم. وهذا يشمل شركات التكييف، وأجهزة الصوتيات، وشركات المفروشات.

الخطة التشغيلية 

(شارك في التعليقات)

(نقاط يمكن ذكرها:  الاجراءات الإدارية، آلية التنفيذ والمتابعة، الفروع، ساعات العمل، ..)

إدارة المخاطر

كأية مشروع، توجد بعض المخاطر المتوقعة، والتي يمكن تصورها والقيام بالإجراءات الاحترازية الممكنة لمواجهتها.

مخاطر تشغيلية

(هل لديك أفكار لهذا القسم؟ شارك في التعليقات)

مخاطر قانونية 

(هل لديك أفكار لهذا القسم؟ شارك في التعليقات)

مخاطر مالية

(هل لديك أفكار لهذا القسم؟ شارك في التعليقات)

الملحقات

عقد الخدمات، وعقد مستوى الخدمة SLA:

(هل لديك أفكار لهذا القسم؟ شارك في التعليقات)

(ضع نموذجاً متوقعاً لعقد الخدمة، شاملاً عقد مستوى الخدمة SLA)

‎أضف تعليق